Asistentes

Da acceso a tu recepcionista o asistente para que te ayude con lo administrativo —pacientes, agenda, reservas— sin que pueda tocar lo clínico ni la configuración de tu cuenta. Esta guía te explica exactamente qué puede y qué no puede hacer.

1. Qué es un asistente

Un asistente es una persona de tu equipo con su propio acceso a ControlMed, con permisos limitados. Es para el trabajo de recepción: recibir pacientes, agendar y organizar tu día. Lo clínico y lo sensible quedan reservados para ti.

Los asistentes son parte de tu plan de pago; durante el periodo de prueba esta función no está disponible.

2. Cómo darlo de alta

Desde Asistentes creas un asistente con su nombre y su correo. Al guardarlo, ControlMed le genera automáticamente un usuario de acceso y una contraseña temporal, y te los muestra en pantalla (también le llegan por correo).

Importante: tu asistente entra con ese usuario, no con su correo. El correo solo sirve para enviarle sus datos y sus avisos. En la pantalla de "Asistente creado" verás el usuario y la contraseña bien etiquetados, con un botón para copiar las credenciales y pasárselas (por WhatsApp, por ejemplo). Cuando entre por primera vez, el sistema le pedirá crear su propia contraseña.

3. Qué PUEDE hacer un asistente

• Ver tu lista de pacientes y dar de alta pacientes nuevos.
• Ver tu agenda y crear/agendar citas.
• Gestionar las solicitudes de reserva que llegan de tu enlace público (aceptarlas o rechazarlas).
• Configurar tu disponibilidad (días, horarios, bloqueos).
• Usar el chat con tus pacientes.
• Gestionar los formularios de pre-consulta.
• Ayudarte con las reseñas (pedirlas y moderarlas).
• Ver estadísticas y notificaciones del consultorio.

En resumen: todo lo administrativo y de recepción que agiliza tu día.

4. Qué NO puede hacer un asistente

• No escribe ni firma notas clínicas, ni abre el expediente clínico para editarlo. El registro clínico es tuyo.
• No emite recetas ni certificados.
• No cambia la configuración de tu perfil, tu sitio web, tu firma ni tu logo.
• No accede a tu suscripción, tus pagos ni la seguridad de la cuenta.
• No da de alta ni de baja a otros asistentes.

Así proteges lo clínico y lo administrativo de tu cuenta mientras delegas lo operativo.

5. Permiso para reprogramar y cancelar citas

Por defecto, tu asistente no puede reprogramar ni cancelar citas: solo las crea y ve la agenda. Si tu recepción lo necesita, puedes habilitarlo.

En Asistentes, cada asistente tiene un interruptor: "Puede reprogramar y cancelar citas". Al activarlo, ese asistente podrá:

• Reprogramar una cita (moverla de día u hora).
• Cancelar una cita.
• Confirmar una cita y cambiar su motivo.

Tu asistente hace esto desde su propia pantalla de inicio, en la pestaña Agenda: cada cita muestra sus botones (no entra a tu agenda ni a tu expediente). En todos esos casos, ControlMed avisa al paciente por correo y notificación, igual que cuando lo haces tú. Cada cambio queda registrado en la auditoría con el nombre de quién lo hizo, así que siempre hay rastro de si una cita la movió o canceló tu asistente.

Lo que tu asistente nunca podrá hacer, aunque le des este permiso, es marcar una cita como atendida o como no asistió, ni iniciar una videoconsulta. Marcar una cita como atendida es una declaración clínica —afirma que hubo un acto médico e impacta el expediente y la cobranza—, y eso queda reservado a ti. Delegar la logística de la agenda no delega tu responsabilidad clínica.

El permiso viene apagado; tú decides cuándo activarlo y puedes retirarlo en cualquier momento.

6. Tu responsabilidad

Importante: eres responsable de lo que hace tu asistente dentro de tu cuenta, como lo establecen los Términos. Dale acceso solo a personas de confianza, explícales el manejo correcto de los datos de tus pacientes y revisa su actividad. La cuenta y el expediente son tu responsabilidad, aunque otra persona capture la información.

7. Si tu asistente perdió su contraseña

Si tu asistente perdió su contraseña temporal, nunca llegó a entrar o el correo no le llegó, no necesitas crear una cuenta nueva. En Asistentes, cada asistente tiene el botón "Regenerar acceso".

Al usarlo:

• Se genera una contraseña temporal nueva y se le envía por correo. En pantalla también verás el usuario y la contraseña, con el botón "Copiar credenciales" para pasárselas directo.
• Su usuario no cambia: sigue entrando con el mismo. Solo cambia la contraseña.
• Si estaba trabajando en ese momento, su sesión se cierra y tendrá que entrar de nuevo con la contraseña nueva. Es lo correcto: la contraseña anterior deja de funcionar.

El sistema te pide confirmar antes de hacerlo, para que no lo hagas por accidente.

Nota: si tu asistente tiene correo y recuerda su usuario, también puede recuperar su contraseña él mismo desde "¿Olvidaste tu contraseña?" en la pantalla de inicio de sesión. El botón Regenerar acceso es para cuando eso no es posible (no recuerda su usuario, no tiene correo, o quieres entregarle los datos tú directamente).

8. Dar de baja

Cuando alguien deja tu equipo, desactiva su acceso desde Asistentes. Con eso deja de poder entrar, sin que se pierda lo que ya se registró. Hazlo en cuanto la persona ya no colabore contigo: es la forma correcta de cerrar su acceso a los datos de tus pacientes.

9. Comparte esto con tu asistente

Tu asistente tiene sus propias guías en el centro de ayuda, escritas para él y con lo que sí puede hacer. Compártele esta liga:

• Centro de ayuda del asistente: controlmed.com.mx/ayuda?para=asistente

Ahí encontrará, paso a paso:

• Empezar como asistente — cómo entrar y qué puede y qué no puede hacer.
• La agenda y las citas — ver la agenda, crear citas y la disponibilidad.
• Los pacientes — buscar y dar de alta pacientes.
• Las solicitudes de cita — aceptar y rechazar reservas.
• Atención al paciente — chat, formularios y reseñas.

En resumen, tu asistente puede dar de alta y buscar pacientes, ver la agenda y crear citas, gestionar las solicitudes de reserva, configurar tu disponibilidad, usar el chat y moderar reseñas. No puede abrir el expediente clínico, escribir o firmar notas, emitir recetas ni certificados, ni tocar la configuración de tu cuenta. Un banner en su pantalla de inicio se lo recuerda en todo momento.